Adresaci: uczestnicy wydarzeń online organizowanych przez Polsko-Amerykańską Komisję Fulbrighta

Ostatnia aktualizacja: czerwiec 2021 r.

Administrator

Administratorem Państwa danych osobowych jest Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta („Fulbright Poland”) z siedzibą pod adresem ul. K.I. Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa, Polska, NIP: 526-17-19-106, REGON: 012580212.

Wszelkie pytania dotyczące Państwa danych można przesyłać pocztą elektroniczną na adres [email protected] lub listownie na adres podany powyżej.

Dostawcy usług

Fulbright Poland organizuje spotkania online, wideokonferencje oraz webinary (zwane dalej „wydarzeniami online”) korzystając z narzędzi „Zoom” i „Google Meet”:

• „Zoom” jest usługą dostarczaną przez firmę Zoom Video Communications, Inc. z siedzibą w USA. Polityka prywatności Zoom: https://zoom.us/privacy
• „Google Meet” jest usługą dostarczaną przez firmę Google LLC z siedzibą w USA. Polityka prywatności Google Meet: https://support.google.com/meet/answer/9852160?hl=en

Uczestnicy korzystający z „Zoom” i „Google Meet” muszą podać identyfikator spotkania (Meeting-ID) oraz, w stosownych przypadkach, inne dane uwierzytelniające. Jeśli nie chcą lub nie mogą Państwo skorzystać z aplikacji, zarówno „Zoom” jak i „Google Meet” umożliwiają skorzystanie z podstawowych funkcji w wersji na przeglądarki internetowe.

Cele przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Rejestracja uczestników.
• Przesyłanie powiadomień dotyczących wydarzeń, na które się Państwo zarejestrowali.
• Umożliwienie uczestnikom udziału w wydarzeniu.
• Nagranie wydarzenia i udostępnienie go zainteresowanym odbiorcom.

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w innych celach wyłącznie jeżeli wyrazili Państwo zgodę na takie przetwarzanie (np. otrzymywanie powiadomień o kolejnych wydarzeniach), gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, lub .

Kategorie przetwarzanych danych

Korzystanie z usług zewnętrznych dostawców wiąże się z przetwarzaniem różnych rodzajów danych osobowych. Zakres przetwarzania danych zależy także od tego, jakie dane podali Państwo przed rozpoczęciem wydarzenia online lub w trakcie uczestnictwa.

Przetwarzaniu mogą podlegać następujące dane osobowe:

• Dane zbierane podczas rejestracji: adres email, imię i nazwisko, instytucja, kraj zamieszkania, informacja, czy są Państwo absolwentami jednego z naszych programów.
• Informacje o użytkowniku: login użytkownika, numer telefonu (opcjonalnie), zdjęcie profilowe (opcjonalnie).
• Metadane spotkania: temat, opis (opcjonalnie), informacje o urządzeniu/sprzęcie uczestnika.
• Dane audio i wideo (opcjonalnie): jeżeli włączą Państwo kamerę i/albo mikrofon, dane z mikrofonu i/albo z kamery na Państwa urządzeniu mogą być nagrywane.
• Zapis czatu: Podczas wydarzenia online mogą mieć Państwo możliwość korzystania z funkcji czatu, zadawania pytań lub badania opinii. W takich przypadkach Państwa publiczne wpisy będą przetwarzane w celu ich wyświetlenia, i mogą zostać zapisane.
• W przypadku połączenia przez telefon: zapisywane są informacje o numerach telefonów połączeń przychodzących i wychodzących, nazwie kraju oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia połączenia.

Podstawa przetwarzania danych

Przetwarzanie Państwa danych osobowych opiera się na porozumieniu między Państwem a Fulbright Poland, zgodnie z którym wezmą Państwo udział w co najmniej jednym wydarzeniu online, a przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do realizacji celów, o których mowa powyżej. Przetwarzanie Państwa danych osobowych jest tym samym uznane za niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną, lub do podjęcia, na Państwa wniosek, kroków do zawarcia takiej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę, Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w konkretnych celach, np. otrzymywanie powiadomień e-mail o naszych kolejnych wydarzeniach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wyrażenie zgody jest dobrowolne i można ją wycofać w dowolnym momencie.

Czas przechowywania danych osobowych

Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest Państwa zgoda, dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub do zakończenia celu.

Niektóre z Państwa danych osobowych mogą być przechowywane w celu obrony roszczeń. Te dane osobowe będą przechowywane do upływu ustawowego okresu przedawnienia roszczeń. Ponadto niektóre z Państwa danych mogą być przechowywane w formie zanonimizowanej, uniemożliwiającej Państwa identyfikację.

Przysługujące uprawnienia

Przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych, przy czym wycofanie zgody nie wpłynie na ważność procesów przetwarzania dokonanych na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych osobowych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą wykorzystywane do profilowania.

Nagrywanie wydarzeń online

Jeśli wydarzenie będzie nagrywane, zostaną o tym Państwo poinformowani na początku spotkania. Zostaną Państwo również powiadomieni przez dostawcę usług w momencie uruchomienia nagrywania w trakcie wydarzenia.

Uczestnicząc w wydarzeniu online automatycznie wyrażają Państwo zgodę na nagrywanie prezentowanych podczas wydarzenia treści audio i wideo, oraz na późniejsze wykorzystywanie nagrania przez Fulbright Poland. Fulbright Poland zastrzega prawo do umieszczenia nagrania na swoim kanale YouTube i udostępnienia go publicznie. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody na nagrywanie Państwa wizerunku lub głosu, należy do spotkania dołączyć z wyłączonym mikrofonem oraz kamerą. Zapis czatu nie jest widoczny na nagraniu.

Komu przekazujemy dane

Możemy udostępniać Państwa dane osobowe stronom trzecim w następujących przypadkach:

• Gdy jest im to niezbędne do świadczenia Państwu usług w naszym imieniu, w tym do udostępniania narzędzi „Zoom” i „Google Meet”.
• Gdy ujawnienie lub udostępnienie Państwa danych osobowych jest wymagane w celu wypełnienia obowiązku prawnego lub w celu wykonania umów lub kontraktów, lub w celu ochrony naszych praw, naszej własności lub zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom naszych webinarów lub innym osobom.

„Zoom” i „Google Meet” to usługi dostarczane przez spółki z siedzibą w USA. W związku z tym dane są również przetwarzane w państwie trzecim. Z obojgiem usługodawców zostały zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych. Stosowne zabezpieczenia dla przetwarzania danych są zapewnione przez podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”. Google deklaruje całkowitą zgodność przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi w Polsce przepisami, natomiast w przypadku Zoom nie ma takiej gwarancji.  

Wobec USA nie została wydana przez Komisję Europejską decyzja uznająca, że państwo to zapewnia odpowiedni poziom ochrony w rozumieniu europejskich przepisów o ochronie danych. Przekazanie danych do USA może wiązać się z ryzykiem uzyskania dostępu do danych przez uprawnione do tego na podstawie odrębnych przepisów organy administracji publicznej USA, w tym służby specjalne.

Aktualizacja polityki prywatności

Fulbright Poland zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie www Fulbright Poland i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych. Zalecamy regularne zaglądanie do polityki, aby w pełni rozumieć, w jaki sposób Fulbright Poland przetwarza Państwa dane osobowe.