Polityka prywatności dla uczestników Programu Fulbrighta

Adresaci: kandydaci, stypendyści i absolwenci Programu Fulbrighta administrowanego przez Polsko-Amerykańską Komisję Fulbrighta

Ostatnia aktualizacja: październik 2020 r.

Administrator danych

Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta („Fulbright Poland”) z siedzibą pod adresem ul. K.I. Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa, NIP: 526-17-19-106, REGON: 012580212, działając w charakterze administratora danych osobowych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (Rozporządzenie UE 2016/679) („RODO”), jest zobowiązana do ochrony i poszanowania Państwa prywatności, co obejmuje zarządzanie Państwa danymi osobowymi w bezpieczny i przejrzysty sposób.

Prosimy o uważne zapoznanie się z naszą polityką prywatności, w której znajdą Państwo szczegółowe informacje o możliwych sposobach przetwarzania Państwa danych. Zwracamy uwagę, że przedstawione poniżej rodzaje przetwarzanych przez nas danych oraz sposób ich przetwarzania mogą różnić się w zależności od programu, jak i Państwa roli w poszczególnych programach (kandydata, stypendysty lub absolwenta).

Wszelkie pytania dotyczące Państwa danych można przesyłać pocztą elektroniczną na adres [email protected] lub listownie.

Przez pełen okres trwania danego programu, w zależności od Państwa w nim roli (kandydata, stypendysty lub absolwenta), możemy przetwarzać następujące rodzaje informacji:

  • Państwa dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres email, adres korespondencyjny, numer telefonu, data urodzenia, płeć, obywatelstwo, stan cywilny, nazwa użytkownika, numer PESEL, dane z dowodu tożsamości i/lub paszportu.
  • Informacje o Państwa ścieżce naukowej i zawodowej, m.in. informacje o Państwa wykształceniu, stanowiskach pracy, wysokości wynagrodzenia, szkołach, do których Państwo uczęszczali, akta pracownicze, historię zatrudnienia, oceny, referencje zawodowe, wywiady i certyfikaty.
  • Informacje o sytuacji rodzinnej, w tym o strukturze rodziny, dane osoby kontaktowej w nagłych wypadkach, informacje o osobach pozostających na utrzymaniu, związkach małżeńskich i innych związkach.
  • Informacje finansowe dotyczące Państwa rachunku bankowego, dochodów osobistych oraz oszczędności.
  • Zdjęcia lub nagrania przedstawiające Państwa podczas realizacji stypendium lub podczas udziału w naszych wydarzeniach.
  • Informacje dotyczące osób na Państwa utrzymaniu, które towarzyszą Państwu podczas programu, w tym osób nieletnich.
  • Informacje o Państwa życiu prywatnym, m.in. wykaz podróży i innych wydarzeń w Państwa życiu; oraz
  • Informacje o Państwa preferencjach, m.in. Państwa opinie, zamiary i zainteresowania.

Ponadto możemy również przetwarzać dane powszechnie uznawane za dane wrażliwe. Więcej informacji znajdą Państwo w zakładce poniżej.

Oprócz wymienionych powyżej rodzajów danych, możemy również gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie Państwa danych osobowych o charakterze wrażliwym („Szczególne kategorie danych”):

Szczególne kategorie danych osobowych mogą obejmować:

  • Informacje dotyczące Państwa zdrowia.
  • Informacje dotyczące wyroków skazujących i przestępstw lub związanych z nimi środków bezpieczeństwa.
  • Informacje o Państwa poglądach politycznych (jeżeli zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane).
  • Informacje o Państwa orientacji seksualnej (jeżeli zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane).
  • Dane wskazujące na pochodzenie rasowe lub etniczne (jeżeli zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane).
  • Przekonania polityczne, religijne lub filozoficzne (jeżeli zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane).
  • Przynależność do związków zawodowych (jeżeli zdecydują się Państwo przekazać nam takie dane).

Takie informacje są zbierane wyłącznie w przypadkach, gdy jest to konieczne i wymagane do celów wymienionych w zakładce „Cele przetwarzania danych” poniżej, lub jeżeli zdecydują się Państwo przekazać je nam z własnej woli.

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych najczęściej zachodzi w następujących przypadkach:

  • dane medyczne są zbierane w celu analizy Państwa historii medycznej i stwierdzenia, czy kwalifikują się Państwo do udziału w programie i czy zachodzą dodatkowe wymagania związane z zakwaterowaniem;
  • informacje o karalności są zbierane jeżeli jesteśmy zobowiązani do sprawdzenia Państwa przeszłości;
  • informacje dotyczące osób nieletnich są zbierane jeżeli będą towarzyszyć Państwu podczas pobytu na stypendium, a na nas spoczywa obowiązek przetwarzania o nich informacji w celu pomocy przy uzyskaniu wizy lub w innych celach.

Najczęściej do przetwarzania innych rodzajów szczególnych kategorii danych osobowych dochodzi jedynie w przypadkach, w których przekażą nam Państwo takie dane z własnej woli, na przykład odwołując się do Państwa poglądów religijnych lub politycznych we wniosku zgłoszeniowym do programu.

Fulbright Poland może przeprowadzać następujące procedury w ramach zarządzania programem:

  • Przeprowadzenie procedury naboru i oceny wniosków w Programie, w tym kontakt z kandydatami w celu powiadomienia o wynikach.
  • Realizacja założeń Programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją Programu.
  • Weryfikacja finansowa (weryfikacja dostępności środków finansowych na pokrycie kosztów lub potrzeb finansowych nieobjętych Programem).
  • Kontrola medyczna (przegląd informacji medycznych w celu stwierdzenia, czy uczestnik spełnia kryteria niezbędne do uzyskania wizy, zidentyfikowania problemów, które mogłyby uniemożliwić uczestnikowi udział w Programie, lub stwarzałyby konieczność zapewnienia specjalnego zakwaterowania).
  • Umowy z uczestnikami (sporządzanie, wysyłanie i odbiór dokumentów takich, jak: umowy stypendialne (GAF), warunki umowy stypendialnej (TAC), Terms of Appointment, Program Contracts lub innych dokumentów zawieranych z uczestnikami Programu).
  • Rejestracja do ubezpieczenia/świadczeń zdrowotnych i/albo zarządzanie nimi (Rejestracja uczestnika do planu świadczeń zdrowotnych w celu zapewnienia opieki w przypadku problemów zdrowotnych lub nagłych wypadków).
  • Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów Programu.
  • Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
  • Cele promocyjne (promocja Fulbright Poland i Programu Fulbrighta, w tym pozyskiwanie zgłoszeń do programów lub marketing pocztą elektroniczną).
  • Monitorowanie postępów (zbieranie i analiza wszelkich danych dotyczących ścieżki naukowej, zatrudnienia i innych informacji w celu upewnienia się, czy uczestnik spełnia wymagania programu lub jest na dobrej drodze do pomyślnego ukończenia stypendium).
  • Zarządzanie finansami (przetwarzanie transakcji płatniczych na rzecz lub od uczestników, dostawców lub innych odbiorców, dokonanych przelewem bankowym lub innymi metodami).
  • Zarządzanie kryzysowe (wsparcie, reagowanie i pomoc w nagłych wypadkach podczas uczestnictwa w programie).
  • Ocena programu (raportowanie, eksportowanie lub kompilowanie danych w celu zrozumienia i/albo oceny stanu programu/uczestników, uzyskanego wpływu lub innych uzasadnionych interesów).
  • Budowanie relacji z absolwentami (Zarządzanie danymi uczestników, których programy dobiegły końca, w tym opracowywanie sprawozdań z danymi statystycznymi, korespondencja z absolwentami i organizowanie wydarzeń dla absolwentów).
  • Zarządzanie techniczne i administracja (zapewnianie bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzanie nim, również na potrzeby opracowywania analiz i danych statystycznych).

 

Możemy udostępniać Państwa dane stronom trzecim lub pobierać je od nich w związku z przeprowadzaniem procedur, o których mowa powyżej. Wśród takich stron trzecich mogą znaleźć się:

  • Sponsorzy Programu i stypendiów, w tym Departament Stanu USA, Biuro ds. Edukacji i Kultury („ECA”) oraz polskie Ministerstwo Edukacji i Nauki,
  • Institute of International Education („IIE”) – agencja administrująca Programem Fulbrighta w USA,
  • World Learning – agencja administrująca programem Fulbright Specialist w USA,
  • Fulbright Foreign Scholarship Board („FFSB”),
  • Członkowie Zespołu Konsultacyjnego, niezależni recenzenci oraz Komisja Selekcyjna powołana przez Fulbright Poland,
  • Ambasada i Konsulat USA w Polsce,
  • Ambasada i Konsulaty RP w USA,
  • Państwa instytucja goszcząca,
  • Stowarzyszenia absolwentów,
  • American Spaces w Polsce,
  • Inne strony trzecie, m.in. świadczące usługi prawne na rzecz Fulbright Poland, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariusze organów ścigania, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub uzasadniony interes Fulbright Poland, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa/regulacjami,
  • Podstawowe informacje dotyczące Państwa grantu (imię i nazwisko, instytucja macierzysta i goszcząca, nazwa stypendium) zostaną opublikowane na stronie internetowej Fulbright Poland.

Ponadto Państwa dane mogą zostać przekazane podmiotom przetwarzającym je na nasz wniosek, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji celów, o których mowa powyżej (przykładowo dostawcy narzędzi teleinformatycznych, zewnętrzne usługi księgowe, usługi pocztowe, usługi archiwizacji dokumentów). Podmioty takie przetwarzają dane na podstawie zawartych z nami umów i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:

  1. W celu ewentualnego zawarcia lub wykonania umowy z Państwem i/albo sponsorem programu w związku z zarządzaniem programem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
  2. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. zobowiązań księgowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
  3. Wyrazili Państwo na to zgodę, w stosownych przypadkach (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).

W szczególności przetwarzamy dane w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów lub prawnie uzasadnionych interesów stron trzecich, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osób, których dotyczą dane osobowe (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO):

  • w trakcie realizacji procedur, o których mowa powyżej;
  • podczas rozpatrywania wszelkich skarg złożonych przez Państwo lub inne osoby, które dotyczą nas lub naszych dostawców usług; lub
  • gdy zachodzi taka potrzeba, w związku z roszczeniami prawnymi, zachowaniem zgodności z prawem, oraz w celach regulacyjnych i dochodzeniowych (w tym ujawnianie takich informacji w związku z postępowaniem lub sporem sądowym).

Fulbright Poland zachowa Państwa dane osobowe przez okres wymagany do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, w zależności od podstawy prawnej zebrania danych, z uwzględnieniem innych dodatkowych obowiązków prawnych/regulacyjnych, które wymagają zachowania Państwa danych osobowych.

Możemy również zatrzymać Państwa dane osobowe przez okres, w którym można wystąpić z roszczeniem dotyczącym naszych wzajemnych stosunków zawodowych.

Fulbright Poland bezterminowo przechowuje niektóre dane na potrzeby dokumentacji wewnętrznej. Mogą one zawierać podstawowe informacje o uczestniku, takie jak: imię i nazwisko, tytuł naukowy, kierunek studiów, nazwę instytucji macierzystej i goszczącej, datę rozpoczęcia i zakończenia stypendium oraz cel stypendium.

Jeżeli Państwa wniosek nie zostanie rozpatrzony pozytywnie, zawarte w nim dane, łącznie z danymi osobowymi, zostaną zanonimizowane i w takiej postaci będą przechowywane wyłącznie dla celów statystycznych (obejmują one m.in. kierunek studiów, nazwę uczelni macierzystej, płeć wnioskodawcy, lokalizację). Pozostałe dane osobowe zostaną usunięte.

Zgodnie z wymogami przepisów o ochronie danych, stosujemy ścisłe procedury w zakresie przechowywania i ujawniania danych osobowych.

Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane do jednego lub więcej państw i tam być przechowywane lub przetwarzane. Dotyczy to również państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”), które nie zostały jeszcze uznane przez organy regulacyjne za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych. Należą do nich m.in. Stany Zjednoczone Ameryki, gdzie znajdują się siedziby ECA, FFSB i IIE, a także innych strony trzecich wymienionych w zakładce „Komu możemy udostępnić Państwa dane” powyżej.

Przekazanie Państwa danych poza granice EOG zawsze opiera się na stosownej podstawie prawnej, o której mowa w Rozdziale V RODO, w szczególności na Państwa wyraźnej zgodzie lub standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Jako administrator Państwa danych przeprowadzamy na bieżąco analizę ryzyka aby mieć pewność, że przetwarzamy dane osobowe w bezpieczny sposób. Jej celem jest m.in. zapewnienie, że dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, i to w wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań. Dokładamy starań, by wszystkie operacje dotyczące danych osobowych były rejestrowane i przeprowadzane wyłącznie przez upoważnionych pracowników i współpracowników.

Jako administrator Państwa danych osobowych podejmujemy wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia, że nasi podwykonawcy i inne współpracujące z nami podmioty gwarantują stosowanie wszystkich odpowiednich środków bezpieczeństwa za każdym razem, gdy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu.

 

Przysługuje Państwu:

  • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych jeżeli są niedokładne lub niekompletne;
  • prawo do usunięcia danych osobowych, jeśli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania;
  • prawo do wycofania zgody, jeżeli była podstawą do ich przetwarzania. Zwracamy uwagę, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
  • zażądania przekazania Państwa danych osobowych stronie trzeciej;
  • prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w Państwa kraju (w Polsce: do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.

Aktualizacja polityki prywatności

Możemy okresowo dokonywać przeglądu niniejszej polityki prywatności i wprowadzać do niej odpowiednie zmiany. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w drodze publikacji zaktualizowanej polityki prywatności na stronie Fulbright Poland. Zalecamy regularne zaglądanie i sprawdzanie treści niniejszej polityki żeby mieć pewność, że rozumieją Państwo w jaki sposób możemy przetwarzać Państwa dane osobowe.

Loading...