Polityka Prywatności

Kogo dotyczy niniejsza Polityka: kandydatów, uczestników i absolwentów Programu BioLAB (wcześniej pod nazwą Visiting Research Graduate Traineeship Program)

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2022

Niniejsza polityka prywatności ma charakter ogólny i prezentuje najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Uszczegółowieniem niniejszej polityki są poszczególne regulaminy lub klauzule informacyjne, które uczestnicy będą otrzymywać w momencie zbierania od nich danych osobowych.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul. Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa, KRS: 0000166179.

Pytania związane z przetwarzaniem danych można kierować emailowo na adres [email protected] lub listownie na adres podany powyżej. 

Cele przetwarzania danych osobowych

• Przeprowadzenie procedury naboru i oceny wniosków w Programie.
• Realizacja założeń programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją Programu.
• Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów Programu.
• Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
• Promocja Programu.
• Wsparcie uczestników Programu podczas wydarzeń kryzysowych.
• Utrzymanie kontaktu i współpraca z absolwentami Programu.

Kategorie przetwarzanych danych

• Dane identyfikujące takie jak imię i nazwisko, płeć, dane, które mogą pojawić się w załączonych dokumentach (wizerunek, numer pesel lub dokumentu tożsamości, data urodzenia, informacje o narodowości).
• Informacje kontaktowe takie jak adres email, numer telefonu, adres korespondencyjny.
• Informacje o wykształceniu oraz przebiegu studiów.
• Informacje o historii zatrudnienia i doświadczeniu zawodowym.
• Szczególne kategorie danych: informacje dotyczące szczepienia przeciwko Covid-19.
• Zdjęcia lub nagrania przedstawiające Cię podczas realizacji stypendium lub podczas udziału w naszych wydarzeniach.

Podstawa przetwarzania danych

Fulbright Poland przetwarza Twoje dane osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w sposób niezgodny z tymi celami. Głównymi podstawami przetwarzania Twoich danych osobowych mogą być:

• Twoja zgoda. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.
• Wykonanie umowy lub działania zmierzające do zawarcia umowy. 
• Prawnie uzasadnione interesy administratora, z wyjątkiem przypadków, gdy Twoje interesy lub Twoje podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed tymi interesami. 
• Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Czas przechowywania danych osobowych

Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych osobowych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Otrzymane wnioski zgłoszeniowe przechowujemy:

• Wnioski rozpatrzone negatywnie: maksymalnie do roku od zamknięcia rekrutacji.
• Wnioski rozpatrzone pozytywnie: 2 lata od czasu zakończenia stażu.

Dane osób, które nie otrzymały stażu są anonimizowane i przechowywane bezterminowo do celów statystycznych (m.in. kierunek i rok studiów, uczelnia macierzysta).

Bezterminowo przechowujemy również podstawowe dane uczestników programu – imię i nazwisko, instytucja macierzysta, kierunek i rok studiów, instytucja goszcząca, rok akademicki, aktualna afiliacja oraz dane kontaktowe, jeśli uczestnik wyrazi zgodę na ich przetwarzanie.   

Przysługujące uprawnienia

Posiadasz prawo dostępu  do  treści  swoich  danych, żądania  ich  sprostowania, usunięcia,   ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych do innego administratora. 

Przysługuje Ci prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych, przy czym wycofanie zgody nie wpłynie na ważność procesów przetwarzania dokonanych na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych osobowych”.

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Komu przekazujemy dane

Wnioski zgłoszeniowe w całości przekazujemy przedstawicielom amerykańskich instytucji goszczących: 

1. Oklahoma Medical Research Foundation z siedzibą w Oklahoma City, Oklahoma, USA; 
2. University of Chicago z siedzibą w Chicago, Illinois, USA;
3. University of Virginia z siedzibą w Charlottesville, Virginia, USA;
4. University of Texas, Southwestern Medical Center z siedzibą w Dallas, Texas, USA.

Wyrażenie zgody na przekazanie danych do instytucji goszczących jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji. Konsekwencją braku wyrażenia zgody będzie brak możliwości udziału w tym procesie. W przypadku kwalifikacji do udziału w Programie, przekazanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy (art. 49 ust. 1 lit. b RODO). 

 Imienna lista laureatów, zawierająca informacje o roku, kierunku studiów, uczelni macierzystej oraz jednostce goszczącej laureata, zostanie opublikowana na stronie internetowej Fulbright Poland (fulbrght.edu.pl). 

Dostęp do części lub całości danych mogą otrzymać także organizacje, z którymi Fulbright Poland współpracuje przy realizacji celów statutowych (np. firma księgowa), podmioty udostępniające nam narzędzia teleinformatyczne (poczta e-mail, hosting, platforma, z której korzystamy do zbierania wniosków zgłoszeniowych). Z każdą z tych organizacji, mamy podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych, która gwarantuje, że powierzone dane będą przechowywane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami.

Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Tak, wnioski zgłoszeniowe w całości zostaną przekazane instytucjom goszczącym znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w Stanach Zjednoczonych. Wobec USA nie została wydana przez Komisję Europejską decyzja uznająca, że państwo to zapewnia odpowiedni poziom ochrony w rozumieniu europejskich przepisów o ochronie danych. Przekazanie Twoich danych do USA może wiązać się z ryzykiem uzyskania dostępu do danych przez uprawnione do tego na podstawie odrębnych przepisów organy administracji publicznej USA, w tym służby specjalne. W przypadku kwalifikacji do udziału w Programie, przekazanie Twoich danych osobowych do instytucji goszczących jest niezbędne do wykonania umowy (art. 49 ust. 1 lit. b RODO). 

Niektórzy usługodawcy, z których korzysta Fulbright Poland, również mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. 

Aktualizacja polityki prywatności

Fulbright Poland zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie www Fulbright Poland i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych. Zalecamy regularne zaglądanie do polityki, aby w pełni rozumieć, w jaki sposób Fulbright Poland przetwarza dane osobowe w ramach Programu.