Polityka prywatności programu Fulbright Buddies

Kogo dotyczy niniejsza Polityka: kandydatów i uczestników programu Fulbright Buddies

Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-362), przy ul. K.I. Gałczyńskiego 4, NIP: 526-17-19-106, REGON: 012580212.

Pytania związane z przetwarzaniem danych można kierować emailowo na adres [email protected] lub listownie na adres podany powyżej.

Cele przetwarzania danych

• Przeprowadzenie procedury naboru do udziału w Programie, w tym kontakt z kandydatami w celu powiadomienia o wynikach.
• Realizacja założeń Programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją Programu.
• Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
• Promocja Programu, poprzez np. publikację otrzymanych od Państwa lub stypendysty zdjęć oraz relacji z udziału w Programie.
• Jeśli wyrażą Państwo zgodę, po zakończeniu Programu chcielibyśmy pozostać w okazjonalnym kontakcie mailowym.
• Zarządzanie techniczne i administracja (zapewnianie bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzanie nim, również na potrzeby opracowywania analiz i danych statystycznych).

Kategorie przetwarzanych danych

• Państwa dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, płeć, miejsce zamieszkania, adres korespondencyjny.
• Informacje dotyczące Państwa udziału w Programie, podane w formularzu zgłoszeniowym oraz deklarowany zakres obowiązków.
• Dokumentacja fotograficzna oraz Państwa i stypendysty relacja z udziału w Programie.

Podstawa prawna przetwarzania danych
Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:

• W celu ewentualnego zawarcia lub wykonania umowy z Państwem i/albo sponsorem programu w związku z zarządzaniem programem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. sprawozdań z działalności (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
• Wyrazili Państwo na to zgodę, w stosownych przypadkach (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).

Możemy także przetwarzać dane w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów lub prawnie uzasadnionych interesów stron trzecich, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osób, których dotyczą dane osobowe (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO):

• w trakcie realizacji celów, o których mowa powyżej;
• podczas rozpatrywania wszelkich skarg złożonych przez Państwo lub inne osoby, które dotyczą nas lub naszych dostawców usług; lub
• gdy zachodzi taka potrzeba, w związku z roszczeniami prawnymi, zachowaniem zgodności z prawem, oraz w celach regulacyjnych i dochodzeniowych (w tym ujawnianie takich informacji w związku z postępowaniem lub sporem sądowym).

Lista odbiorców danych

• Usługodawcy, przykładowo dostawcy narzędzi teleinformatycznych, zewnętrzne usługi księgowe, usługi pocztowe, usługi archiwizacji dokumentów.
• Jeśli zostaną Państwo wybrani do udziału w Programie, Państwa dane zostaną przekazane wybranemu stypendyście.
• Gdy zachodzi taka potrzeba, również inne strony trzecie, m.in. świadczące usługi prawne na rzecz Fulbright Poland, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariusze organów ścigania, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub uzasadniony interes Fulbright Poland, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
Niektórzy usługodawcy, z których korzysta Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Wybieramy wyłącznie dostawców usług, którzy deklarują pełną zgodność z polskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Z każdym dostawcą podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania, a także jeśli jest to wymagane tzw. “standardowe klauzule umowne”.

Czas przetwarzania danych
Fulbright Poland zachowa Państwa dane osobowe przez okres wymagany do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, w zależności od podstawy prawnej zebrania danych, z uwzględnieniem innych dodatkowych obowiązków prawnych/regulacyjnych, które wymagają zachowania Państwa danych osobowych.

Możemy również zatrzymać Państwa dane osobowe przez okres, w którym można wystąpić z roszczeniem dotyczącym naszych wzajemnych stosunków zawodowych.
Fulbright Poland bezterminowo przechowuje niektóre dane na potrzeby dokumentacji wewnętrznej. Mogą one zawierać podstawowe informacje o uczestniku, takie jak: imię i nazwisko, nazwę instytucji, miejscowość, rok udziału w Programie.

Jeżeli Państwa wniosek nie zostanie rozpatrzony pozytywnie, zawarte w nim dane, łącznie z danymi osobowymi, zostaną zanonimizowane i w takiej postaci będą przechowywane wyłącznie dla celów statystycznych. Pozostałe dane osobowe zostaną usunięte najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od zakończenia rekrutacji.

Przysługujące uprawnienia
Przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do wycofania zgody, jeżeli była podstawą do przetwarzania danych. Zwracamy uwagę, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które miało miejsce przed jej wycofaniem;
• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Aktualizacja polityki prywatności
Fulbright Poland zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie www Fulbright Poland i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych.