Kogo dotyczy niniejsza polityka: wolontariuszy i wolontariuszki programu Fulbright Buddies
Ostatnia aktualizacja: grudzień 2022
Administrator danych
Administratorem danych jest Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul. Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, Wydział XII Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000166179.
Pytania związane z przetwarzaniem danych można kierować emailowo na adres [email protected] lub listownie na adres podany powyżej.
Cele przetwarzania danych
- Przeprowadzenie procedury naboru do udziału w Programie, w tym kontakt z kandydatami w celu powiadomienia o wynikach.
- Realizacja założeń Programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją Programu.
- Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu Programu.
- Promocja Programu, poprzez np. publikację otrzymanych od Państwa lub stypendysty zdjęć oraz relacji z udziału w Programie.
- Jeśli wyrażą Państwo zgodę, po zakończeniu Programu chcielibyśmy pozostać w okazjonalnym kontakcie mailowym.
- Zarządzanie techniczne i administracja (zapewnianie bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzanie nim, również na potrzeby opracowywania analiz i danych statystycznych).
Kategorie przetwarzanych danych
- Państwa dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, płeć, miejsce zamieszkania, adres korespondencyjny.
- Informacje dotyczące Państwa udziału w Programie, podane w formularzu zgłoszeniowym oraz deklarowany zakres obowiązków.
- Dokumentacja fotograficzna oraz Państwa i stypendysty relacja z udziału w Programie.
Szczególne kategorie danych
Udział w programie nie wymaga podawania danych osobowych uznawanych za szczególnie chronione.
Podstawy prawne przetwarzania danych
Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:
- Państwa zgoda. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.
- Realizacja umowy o współpracy lub działania zmierzające do zawarcia umowy.
- Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. obowiązki związane z finansami, księgowością czy podatkami.
- Prawnie uzasadnione interesy administratora, z wyjątkiem przypadków, gdy Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed tymi interesami, np. rozpatrywanie skarg i zażaleń, obrona przed roszczeniami prawnymi, postępowania sądowe.
Czas przetwarzania danych
Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
Fulbright Poland bezterminowo przechowuje niektóre dane na potrzeby dokumentacji wewnętrznej. Mogą one zawierać podstawowe dane osobowe takie jak: imię i nazwisko, nazwę instytucji, miejscowość, rok udziału w Programie.
Przysługujące uprawnienia
Przysługuje Państwu:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.
W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych osobowych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych.
Transfer danych
Możemy udostępniać Państwa dane stronom trzecim lub pobierać je od nich w związku z przeprowadzaniem procedur, o których mowa powyżej. Wśród takich stron trzecich mogą znaleźć się:
- Jeśli zostaną Państwo wybrani do udziału w Programie, Państwa dane zostaną przekazane wybranemu stypendyście.
- Podmioty, z których usług korzystamy przy organizacji wydarzeń (np. hotele, prowadzący sesje szkoleniowe);
- Inne strony trzecie, takie jak firma audytorska, instytucje zapewniające Fulbright Poland obsługę prawniczą, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariusze organów ścigania, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub prawnie uzasadniony interes Administratora.
Ponadto dostęp do części lub całości danych mogą otrzymać podmioty dostarczające i wspierające systemy informatyczne stosowane przez Administratora oraz podmioty świadczące usługi związane z bieżącą działalnością Administratora (np. poczta e-mail, usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne) – na mocy stosownych umów oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.
Międzynarodowy transfer danych
Niektórzy usługodawcy, z których korzysta Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Stosowne zabezpieczenia dla przetwarzania danych są zapewnione przez podpisanie umów powierzenia przetwarzania danych, decyzje Komisji UE stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych w państwie, do którego są one transferowane oraz, jeśli jest to wymagane, podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Aktualizacja polityki prywatności
Fulbright Poland zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie www Fulbright Poland i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych.
