Polityka prywatności dla instytucji

• Przeprowadzenie procedury naboru i oceny wniosków w programie.
• Realizacja założeń programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją programu.
• Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów programu.
• Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu programu.
• Promocja programu.
• Utrzymanie kontaktu i współpraca z uczelniami uczestniczącymi w programie.

• Dane podane we wniosku zgłoszeniowym, obejmujące takie informacje jak: nazwa instytucji, imiona i nazwiska osób kontaktowych, pełnione stanowiska, tytuły naukowe, adresy e-mail, numery telefonu.
• Dane zawarte w umowie o współpracy, obejmujące takie informacje jak zakres i czas trwania współpracy, prawa i obowiązki stron.
• Szczegóły projektu realizowanego przez stypendystę Fulbrighta w Państwa instytucji.
• Informacje dotyczące przebiegu programu, takie jak informacje dotyczące postępów w projekcie czy ankiety badające poziom satysfakcji ze współpracy.
• Dane finansowe takie jak numer konta bankowego, jeśli program obejmuje wypłatę świadczeń.
• Fotografie i/lub nagrania video z wydarzeń, w których wzięli Państwo udział.
• Relacja instytucji oraz stypendysty z udziału w programie.

Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:

1. Państwa zgoda. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.
2. Realizacja umowy o współpracy lub działania zmierzające do zawarcia umowy.
3. Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. obowiązki związane z finansami, księgowością czy podatkami.
4. Prawnie uzasadnione interesy administratora, z wyjątkiem przypadków, gdy Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed tymi interesami, np. rozpatrywanie skarg i zażaleń, obrona przed roszczeniami prawnymi, postępowania sądowe.

Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Wnioski negatywnie rozpatrzone przechowujemy maksymalnie 1 rok od momentu zamknięcia rekrutacji.

Przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych osobowych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych.

Możemy udostępniać Państwa dane stronom trzecim lub pobierać je od nich aby zrealizować cele wymienione w sekcji “Cele przetwarzania danych”. Wśród takich stron trzecich mogą znaleźć się:

• Sponsorzy programów, w tym Departament Stanu USA, Biuro ds. Edukacji i Kultury („ECA”) oraz polskie Ministerstwo Edukacji i Nauki;
• Institute of International Education („IIE”) – instytucja odpowiedzialna za administrację Programu Fulbrighta w USA;
• World Learning – instytucja odpowiedzialna za administrację programu Fulbright Specialist w USA;
• Stypendysta, dla którego są Państwo instytucją goszczącą;
• W przypadku Inter-Country Travel Grant – instytucja administrująca Programem Fulbrighta w kraju, w którym afiliowany jest zaproszony stypendysta;
• Osoby uczestniczące w rozmowach kwalifikacyjnych, jeśli są elementem rekrutacji do programu;
• Fulbright Foreign Scholarship Board („FFSB”);
• Ambasada i Konsulat USA w Polsce;
• Ambasada i Konsulaty RP w USA;
• Inne strony trzecie, takie jak firma audytorska, instytucje zapewniające Fulbright Poland obsługę prawniczą, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariusze organów ścigania, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub prawnie uzasadniony interes Administratora.

Ponadto dostęp do części lub całości danych mogą otrzymać podmioty dostarczające i wspierające systemy informatyczne stosowane przez Administratora oraz podmioty świadczące usługi związane z bieżącą działalnością Administratora (np. poczta e-mail, usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne) – na mocy stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.

Część instytucji, z którymi współpracujemy przy administracji naszych programów znajduje się w Stanach Zjednoczonych (m.in. ECA, IIE, World Learning). Każdorazowo będziemy prosić o wyrażenie zgody na przekazanie Państwa danych do tych instytucji.

Niektórzy usługodawcy, z których korzysta Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Stosowne zabezpieczenia dla przetwarzania danych są zapewnione przez certyfikację dostawców usług w ramach programu “Privacy-Shield” oraz podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”.

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Fulbright Poland zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie www Fulbright Poland i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych. Zalecamy regularne zaglądanie do polityki, aby w pełni rozumieć, w jaki sposób Fulbright Poland przetwarza Państwa dane osobowe.