Polityka prywatności dla instytucji

Kogo dotyczy niniejsza polityka: instytucje uczestniczące w programach organizowanych przez Polsko-Amerykańską Komisję Fulbrighta: Fulbright Specialist, Core Fulbright U.S. Scholar, Fulbright English Teaching Assistant, Fulbright U.S. Student Researcher, Inter-Country Travel Grant.

Ostatnia aktualizacja: luty 2021

Prosimy o uważne zapoznanie się z naszą polityką prywatności, w której znajdą Państwo szczegółowe informacje o możliwych sposobach przetwarzania Państwa danych. Zwracamy uwagę, że przedstawione poniżej rodzaje przetwarzanych przez nas danych oraz sposób ich przetwarzania mogą różnić się w zależności od programu oraz etapu jego realizacji (tj. w trakcie rekrutacji do programu, jego trwania i po jego zakończeniu).

Administratorem danych jest Polsko-Amerykańska Komisja Fulbrighta (“Fulbright Poland”) z siedzibą przy ul. K.I. Gałczyńskiego 4, 00-362 Warszawa, NIP: 526-17-19-106, REGON: 012580212.

Pytania związane z przetwarzaniem danych można kierować emailowo na adres [email protected] lub listownie na adres podany powyżej.

  • Przeprowadzenie procedury naboru i oceny wniosków w programie.
  • Realizacja założeń programu oraz prowadzenie dokumentacji związanej z administracją programu.
  • Koordynacja wydarzeń dla uczestników i absolwentów programu.
  • Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących rekrutacji i przebiegu programu.
  • Promocja programu.
  • Utrzymanie kontaktu i współpraca z uczelniami uczestniczącymi w programie.
  • Dane podane we wniosku zgłoszeniowym, obejmujące takie informacje jak: nazwa instytucji, imiona i nazwiska osób kontaktowych, pełnione stanowiska, tytuły naukowe, adresy e-mail, numery telefonu.
  • Dane zawarte w umowie o współpracy, obejmujące takie informacje jak zakres i czas trwania współpracy, prawa i obowiązki stron.
  • Szczegóły projektu realizowanego przez stypendystę Fulbrighta w Państwa instytucji.
  • Informacje dotyczące przebiegu programu, takie jak informacje dotyczące postępów w projekcie czy ankiety badające poziom satysfakcji ze współpracy.
  • Dane finansowe takie jak numer konta bankowego, jeśli program obejmuje wypłatę świadczeń.
  • Fotografie i/lub nagrania video z wydarzeń, w których wzięli Państwo udział.
  • Relacja instytucji oraz stypendysty z udziału w programie.

Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej ważnych podstaw prawnych:

  1. Państwa zgoda. W przypadku kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.
  2. Realizacja umowy o współpracy lub działania zmierzające do zawarcia umowy.
  3. Gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. obowiązki związane z finansami, księgowością czy podatkami.
  4. Prawnie uzasadnione interesy administratora, z wyjątkiem przypadków, gdy Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed tymi interesami, np. rozpatrywanie skarg i zażaleń, obrona przed roszczeniami prawnymi, postępowania sądowe.

Od momentu pozyskania, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w sekcji “Cele przetwarzania danych”, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Wnioski negatywnie rozpatrzone przechowujemy maksymalnie 1 rok od momentu zamknięcia rekrutacji.

Przysługuje Państwu:

  • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
  • prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
  • jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody: prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Powyższe prawa mogą zostać ograniczone, na przykład w sytuacji, w której spełnienie Państwa żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania których jesteśmy zobowiązani przez prawo, lub mamy prawnie uzasadniony interes w ich zachowaniu.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych osobowych”. Co do zasady, mogą Państwo korzystać z przysługujących Państwu praw nieodpłatnie, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych.

Możemy udostępniać Państwa dane stronom trzecim lub pobierać je od nich aby zrealizować cele wymienione w sekcji “Cele przetwarzania danych”. Wśród takich stron trzecich mogą znaleźć się:

  • Sponsorzy programów, w tym Departament Stanu USA, Biuro ds. Edukacji i Kultury („ECA”) oraz polskie Ministerstwo Edukacji i Nauki;
  • Institute of International Education („IIE”) – instytucja odpowiedzialna za administrację Programu Fulbrighta w USA;
  • World Learning – instytucja odpowiedzialna za administrację programu Fulbright Specialist w USA;
  • Stypendysta, dla którego są Państwo instytucją goszczącą;
  • W przypadku Inter-Country Travel Grant – instytucja administrująca Programem Fulbrighta w kraju, w którym afiliowany jest zaproszony stypendysta;
  • Osoby uczestniczące w rozmowach kwalifikacyjnych, jeśli są elementem rekrutacji do programu;
  • Fulbright Foreign Scholarship Board („FFSB”);
  • Ambasada i Konsulat USA w Polsce;
  • Ambasada i Konsulaty RP w USA;
  • Inne strony trzecie, takie jak firma audytorska, instytucje zapewniające Fulbright Poland obsługę prawniczą, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariusze organów ścigania, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub prawnie uzasadniony interes Administratora.

Ponadto dostęp do części lub całości danych mogą otrzymać podmioty dostarczające i wspierające systemy informatyczne stosowane przez Administratora oraz podmioty świadczące usługi związane z bieżącą działalnością Administratora (np. poczta e-mail, usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne) – na mocy stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.

Część instytucji, z którymi współpracujemy przy administracji naszych programów znajduje się w Stanach Zjednoczonych (m.in. ECA, IIE, World Learning). Każdorazowo będziemy prosić o wyrażenie zgody na przekazanie Państwa danych do tych instytucji.

Niektórzy usługodawcy, z których korzysta Fulbright Poland, mogą część infrastruktury posiadać poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Stosowne zabezpieczenia dla przetwarzania danych są zapewnione przez certyfikację dostawców usług w ramach programu “Privacy-Shield” oraz podpisanie tzw. „standardowych klauzul umownych”.

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Fulbright Poland zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki, aby zapewnić jej aktualność i zgodność z obowiązującym prawem. Aktualna wersja polityki publikowana jest na stronie www Fulbright Poland i dostępna jest dla wszystkich zainteresowanych. Zalecamy regularne zaglądanie do polityki, aby w pełni rozumieć, w jaki sposób Fulbright Poland przetwarza Państwa dane osobowe.

Loading...